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  • 江苏省运河中学档案管理条例(试行)

  • 发布时间:2017-10-27 17:42:31 作者:本站编辑 来源:本站原创 浏览次数:
  • 为了加强学校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案的作用,更好地为我校的教育、教学服务,根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》的规定制定本方法。

    一、学校档案工作是学校的一项重要基础工作。由学校党委和校长室直接领导,业务上受上级主管部门和市档案行政部门的指导、监督与检查。

    二、学校确定一名副校长牵头负责,并明确校长办公室一位副主任具体负责,根据学校的实际情况建立综合档案室。

    学校综合档案室或档案人员的基本任务如下:

    (1)、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全校的档案工作;

    (2)、制定本校档案的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;

    (3)、负责本校文书、教学、科技、会计、特种载体、人事、实物档案的整理、鉴定、统计、保管、利用和鉴定销毁工作;

    (4)、开展档案的开放和利用工作;

    (5)、负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;

    (6)、监督、检查、指导学校各处、室等部门及有关人员做好各项文件材料的形成、积累和平时的立卷、归档工作;

    (7)、负责对全校兼职档案工作人员的业务培训;

    (8)、开展档案宣传工作和利用者教育活动。

    三、学校各处、室必须有一人分管该初始的档案工作,并视情况可配备兼职人员,负责本处室档案的收集、整理和移交工作。

    四、学校实行文件材料形成初始、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,交本处室档案人员检查、装订后向学校档案室移交,档案室应指导立卷工作。

    五、归档时间应按以下要求:

    (1)、学校各种文书档案按年度归档,应在次年6月底前归档;

    (2)、教学档案按学年度归档,应在此学年寒假前归档;

    (3)、科研、纪检等部门,应在项目完成后两个月内归档。

    六、学校中的个人在其从事教学、科研、行政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向本校档案室移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

    七、学校档案室要注意向校内外征集本校有关的各种档案和资料。

    八、学校档案室要对档案进行分类、编号和排列,一旦确定,就不得随意变动。

    (1)、学校档案分为六大类:文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、特种档案、声像档案、人事档案。

    (2)、文书档案、教育、教学档案采取年度—保管期限—问题分类法。并逐步过渡到运用计算机采用国家规定《归档文件整理规则》进行整理。

    (3)、科技档案:基建档案以一个工程为单位按专业组织保管单位,一个工程的案卷编一个流水号;设备档案以一台设备型号为单位按结构组织保管单位,一台设备的案卷编一个流水号。

    (4)、会计档案采取年度—形式(报表、帐簿、凭证)—保管期限分类,一年编三个案卷流水号。

    (5)、特种载体档案采用年度载体各自按大流水编号。

    (6)、人事档案按国家规定,以一人一卷编号。

    九、学校档案分为永久、长期、短期三个保管期限,各类档案材料的保管期划分后,要严格执行相应档案保管期限的规定。

    十、学校档案室对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案,应在征得有关部门同意,并造清册报经校领导小组领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

    十一、未经学校领导授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布档案。学校综合档案室所保存的档案,主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时,应持介绍信,经校长办公室同意,出据证明后,方可查阅。

    十二、专人负责,确立规章制度。对已破损和字迹褪变的档案,应及时修复或复制;并进行定期检查,及时处理。

    十三、学校档案室必须编制必要的检索工具,应用计算机进行管理档案。

     

    江苏省运河中学

    2008.10.28

     

     

     

     

     

     

    附:《学校文件材料分类大纲及归档范围》

    学校文件材料分类大纲及归档范围

    一、文书档案

    (一)党委工作类

    1、党的干部任免、党委改选的报告和批复、有关党员发展、奖惩的文件。

    2、党员违纪处分报告和上级批复。

    3、党委、党支部工作计划、总结、汇报。

    4、民主评议党员的文件材料。

    5、党员花名册。

    6、党组织的重要来文、各项活动材料。

    7、统计报表。

    8、党组织转移介绍信、介绍信存根。

    9、党委、党支部工作会议记录。

    10、纪委各项材料。

    (二)、校务工作类

    1、学校的工作计划、总结。

    2、学校各项中心工作形成的文件材料等。

    3、学校制定的规章制度、岗位责任、工作条例等。

    4、学校大事记、组织机构沿革、校史,校庆活动重要材料,学生通讯录。

    5、需要学校教育工作较长时间贯彻执行的,上级机关下发的政策改革决定、教育工作条例。

    6、学校各机构(科、室等)的工作计划、总结。

    7、学校各种基本情况报表。

    8、校长办公会议、行政会议等记录。

    9、学校与有关单位签订各种合同、协议等材料。

    10、属学校教育工作需要在短期内(15年)贯彻执行的,有参考利用价值,与学校工作在近期内有联系的上级教育行政机关的来文。

    11、同级机关和非隶属机关颁发的非学校教育工作,但需要执行的法规性文件;与学校联系协商工作的有关材料。

    12、学校行事历、每周工作安排。

    13、学校负责人在全校性会议上的讲话材料。

    14、学校编辑的能反映本校主要职能活动的出版物、校报。

    15、学校及部门编印的简讯、信息。

    16、上级物资、信息、财务等有关文件材料。

    (三)教代会工会工作类

    1、教育工作干部任免、评优等文件材料。

    2、学校教代会专题材料。

    3、工会工作计划、总结等材料。

    (四)团队工作类

    1、团委、支部改选、增补委员的饿报告、批复。

    2、团队工作计划、总结;典型先进材料。

    3、发展团员工作和离团工作有关材料。

    4、校团委、支部各项活动材料。

    5、团员组织关系转移介绍信及存根。

    (五)组织人事类

    1、学校干部任免、领导班子调整的文件。

    2、教职工名册。

    3、学校教职工职评、聘任、辞职、离退休等方面文件材料。

    4、集体、教职工获得的各种荣誉称号(含事迹介绍、登记表)。

    5、教职工违纪处分材料。

    6、教职工考核结果名册。

    7、教职工转正定级、调资、津贴等材料。

    8、教职工调动工作进出介绍信及存根。

    9、大中专毕业生分配工作报道证、介绍信及存根。

    10、教职工请假单。

    11、学校教职工伤亡、抚恤、遗属补助等有关材料。

    12、学校教职工生活困难补助、病产假、申请领取独生子女证,聘请代课教师等有关材料。

    13、教职工的福利待遇、住房补助、经费管理等。

    二、教学档案

    (一)教务工作类

    1、学校教学工作计划、总结及有关条例。

    2、各教研组工作计划、总结。

    3、教师任职、任课安排表。

    4、学生会成员、各班班委名单。

    5、有关学生奖惩材料。

    6、学生伤亡事故情况的报告、调查材料。

    7、学校作息时间表、总日课表等。

    (二)教师业务类

    1、教师的论文。

    2、参加各级教学成果展览的目录、获奖材料等。

    3、本校和兄弟单位的教学活动、经验交流材料。

    4、第二课堂形成的材料,如选修课、活动课等。

    5、公开课安排、评价等材料。

    (三)学籍管理类

    1、学生毕(结)业证书存根。

    2、毕(结)业生名册。

    3、毕(结)业生学籍卡、健康卡。

    4、新生相片册。

    5、毕(结)业生鉴定表。

    6、参加中考考生的准考证号、成绩、录取情况。

    7、新生花名册。

    8、学生学期各科成绩总表和单科成绩册。

    9、学生转学、休学、退学、复学登记册及有关证书存根、借读生审批材料。

    (四)文体卫工作类

    1、市教育局、文体局、卫生局关于文体卫工作的文件等。

    2、文体卫工作计划、总结。

    3、学校文化、文艺节、运动会有关材料。

    4、文体卫活动获奖材料。

    三、科技档案

    (一)、基建档案

    指学校在新建、翻修、修缮校舍等基建活动中形成的文件材料,主要包括:学校的平面图、规划图;主要建筑物和校舍维修及地上、地下管道的设计、施工、竣工、验收等各个环节中形成的文字、图纸、计算材料;征用土地的请示及批复;校舍产权等方面的协议合同、调查报告;危险校舍的抢修、使用情况等。

    其主要内容包括:

    1、可行性研究阶段的项目建议书及批复、设计任务书、计划任务书等;

    2、设计阶段工程地质、水文地质勘察设计测量(报告、记录、说明等)、技术(施工)及总体规划设计(包括评价、鉴定、审批)。

    3、工程文件管理中征用土地批准文件及红线图、承包合同、协议书、施工执照、环保(消防、卫生)文件等。

    4、施工文件中开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、施工计划(方案)、建筑材料实验报告、原材料(构铸件出厂证明、施工现场质量鉴定报告、建筑材料实验报告、设备(管线)调度及试验报告等。

    5、竣工文件:竣工验收报告、竣工图、项目质量评审材料、验收会议决议文件。

    (二)设备档案

    学校购置的价值在100元以上设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文字材料。包括随机文件中的维护、使用说明书、合格证、安装图、原理图、保修卡、装箱单等;进口(贵重)设备的报批、检验及有关合同等;修理记录;有关部门对设备的年检材料。

    (三)科研成果

    1、学校、教师的科研项目材料

    2、教师个人专著。

    四、会计档案

    1、会计报表类(3年)。

    年度报表、工资报表、季表、月表;

    2、会计帐簿类

    预算内、预算外、电器厂现金日记帐、银行存款日记帐(25年);

    明细帐、总帐;明细分类、分户或登记薄;现金出纳帐(15年)。

    3、会计凭证类(15年):各种原始凭证、计帐凭证、汇总凭证和其它凭证。

    4、其它类:会计保管清册、销毁清册(永久);会计移交清册(15年);银行存款余额调节表、银行对帐单(5年)。

    五、特种载体类档案

    主要指照片、录音、录象、磁盘及其它各种载体的档案。

    1、反映学校主要职能活动和工作成果。

    2、领导人和著名人物参加与学校有关的重大公务活动。

    3、获奖奖品、锦旗、证书等。

    4、每届毕业生合影。

    六、人事档案

    教师个人考核表、函授等各种继续教育材料等。


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